অফিসে বসের সাথে ঠিক মতো যোগাযোগ করতে না পারলে কাজ ভাল পারলেও উপরের পদে যাওয়া যায় না। বিশেষ করে বসের সাথে কথা বলতে হলে, কিভাবে বলতে হবে তার কয়েকটি টিপস আলোচনা করবো নিজের অভিজ্ঞতা থেকে।
বসের প্রশ্নঃ
বস সাধারনত কয়েকটি কারনে আপনাকে বেশি প্রশ্ন করতে পারে?
- আপনার কাজের অবস্থা জানার জন্য – যে প্রশ্নের উত্তরটি বসের জানা আছে।
- বসের জানা নেই কিন্তু তার বিষয়টি আপনার কাছ থেকে জানা দরকার।
- কোন কাজ দেওয়ার পর আপনার কাছ থেকে আপডেট জানার জন্য।
যে বসের সাথে খুব কম দেখা হয় যেমন বসের বস, সে আপনাকে কিছু প্রশ্ন করে আপনার উত্তর শুনে বুঝতে চেস্টা করবে আপনি পারফেক্ট কিনা। হতে পারে এমডি বা ডিরেক্টর যেখানে আপনি হয়তো ম্যানেজার বা এক্সিকিউটিভ।
এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রে আমরা একটু ভ্যাবাচেকা খেয়ে যাই। হয়তো কোন রিপোর্ট বা ডাটার বেপারে জানতে চেয়েছে যা আপনার মনে নেই বা কম্পিউটারে আছে।
আপনি চুপ না থেকে বলবেন, রিপোর্টটা একটু পরে বলবেন, কম্পিউটারে আছে। আপনি জানাচ্ছেন।
বসে কি জানতে চাইতে পারে তা আইডিয়া করাঃ
সবচেয়ে বুদ্ধিমানের কাজ হবে বস কি কি প্রশ্ন করতে পারে তা আইডিয়া করে জেনে নেওয়া এবং তার কাছে বা মিটিং এ যাওয়া।
অভিযোগ না করাঃ
প্রতিটি অফিসে কিছু লিমিটেশন থাকতে পারে। আসলে পরিবারে যেমন অনেক কিছুরই অভাব থাকে অফিসেও এমন থাকতে পারে। এটা কিন্তু আপানার বসের জানা। বস চাইবে এই রিসোর্সগুলো দিয়েই সবোর্চ্চ কাজ পেতে চাইবে বস। কিন্তু আপনি আবার ইফিসিয়েন্সি বাড়ানোর জন্য এই রিসোর্স না থাকাকে দায়ী করে বেঁচে যেতে চাইলে এটা বরং আপনার জন্য ক্ষতিকরই হবে। বস সহজেই বুঝে যাবে আপনি আসলে কি?
এ ক্ষেত্রে এমনভাবে কথা বলতে হবে যে, এই রিসোর্স দিয়েই আপনি আরো ভাল কিভাবে করতে পারবেন বা আপনার নিজের আসলে কি কি সমস্যা ছিল। আপনার যে রিসোর্স দরকার সেটা সমাধান কাজের হিসেব নেওয়ার সময় করতে যাবেন না। বরং অন্য কোন সময় আলাদাভাবে বসকে বলবেন-স্যার এগুলো আমার দরকার।
কম কথায় শেষ করাঃ
বসদের আসলে বেশি সময় থাকে না। আপনার সাথে বেশি কথা বলার সময় তার নেই। আবার বসরা যেহেতু আপনার চেয়ে বেশি অভিজ্ঞ তাই আপনি পেচিয়ে ঘুচিয়ে কি বলতে চান তা তারা জানে। তাই আপনার বড় ডিসক্রিপশন তার জন্য বিরক্তকর। কম কথায় শেষ করবেন।
সমস্যার কথা কম বলা সমাধানের কথা বেশি বলাঃ
যে কোন সমস্যার কথা বড় করে বলতে যাবেন না। আপনি কোন সমস্যার কথা বলতে গেলে অবশ্যই অবশ্যই সমাধানের কথা টা রেডি করে নিয়ে যাবেন। কথাটা এরকম হবে- “স্যার এই সমস্যা হয়েছে এটা করলে সমাধান হবে। করবো?”
অতিরিক্ত আইডিয়া না দেওয়াঃ
আপনার আইডিয়া নিওয়ার মতো অবস্থায় বস আছে কিনা তা জেনে নিবেন। আপনার অতিরিক্ত আইডিয়া বা অন্য ডিপার্টমেন্টের বেপারে কোন মতামত আপনার নিজের কাজের ফোকাসকে কমিয়ে দিবে। আর এই বিষয়ে হুট হাট কথা বলে নিজের ব্যক্তিত্বের জন্য ক্ষতিকর।
কম্যুনিকেশনের আরো দুইটি সমস্যা হলো- বসের অবস্থা না বুঝে যেচে কথা বলতে যাওয়া এবং কথা বলার ক্ষেত্রে ইমোশনাল হওয়া। এই সমস্যার কারনে বস আপনাকে ইমেচিউর ভাবতে পারে।
