আমরা সাধারণত ইমেইল লিখি ইংরেজীতে। যে ইমেইল সহজবোধ্য এবং সহজে মনে রাখা যায় আপনি কিন্তু তেমন ইমেইলই পছন্দ করবেন। অামি কয়েকটি পদ্ধতি অনুসরণ করে থাকি। আর আমি যে ইমেইল পছন্দ করি তার উপর কিছু কথা বলবো-
১. অল্প কথায় শেষ করাঃ
আমরা আগে চিঠিতে দুই-তিন লাইন সুচনা লিখতাম। কিন্তু চিঠি এবং ইমেইল আসলে এক না। ইমেইল কম কথায় শেষ করতে হবে। সবচেয়ে ভাল একটা টপিক্সে একটা ইমেইল রাখা। আলাদা আলাদা বিষয়ে আলাদা আলাদা ইমেইল।
২. স্পেসিফিকঃ
ইমেইল থেকে কয়েক সেকেন্ড যাতে বুঝা যায় আপনি কি জানাচ্ছেন। সাধারণত কোন একশন প্লানের জন্য ইমেইল হলে তাও স্পেসিফিক হতে হবে। দুই বা ততোধিক বিষয় হলে পয়েন্ট আকারে লিখুন। যেমন-
৩. সমস্যা ও সম্ভাব্য সমাধানঃ
আপনার ইমেইল পড়ে যাতে হতাশ না হয় এজন্য আপনি কোন সমস্যা উল্লেখ করলে তার সমাধানও লিখে দিবেন। বিশেষ করে কোন সমস্যা বসকে লিখলে আপনার রিকোয়্যারমেন্টও বলে দিবেন।
৪. এটাচমেন্টঃ
ছোক কোন লিস্ট যেটা ইমেইলের বডিতে দেওয়া যায় তা এটাচমেন্টে নে দেওয়াই ভাল। শুধু শুধু একজনকে দিয়ে এটাচমেন্ট খোলানোর কস্ট করাবেন কেন? যদি এমন হয় যে এটাচমেন্টটি রিসিভারের দরকার হতে পারে এক্ষেত্রে ইমেইল বডিতে লিস্ট বা টেবিলটি দিয়ে এটাচমেন্টও সাথে দিয়ে দিবেন।
আর যদি বড় কোন এক্সেল শীট পাঠান, চেস্টা করবেন সামারীটা ই-মেইল বডিতে দেওয়ার।
৫. রেফারেন্সঃ
ধারাবাহিক কোন বিষয়ের ই-মেইল হলে আগের ইমেইল ফরওয়ার্ড করে নিবেন। যাতে আগের হিস্টোরী বুঝা যায়। আউটলুকে একাধিক ইমেইলকে এটাচমেন্ট হিসেবে দেওয়ার ব্যবস্থা আছে সেটা শিখে নিতে পারেন।
৬. কথার ধরণঃ
ই-মেইলে কথার ধরণে প্রফেশনাল পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে। সম্মোদনের ক্ষেত্রে অফিসিয়াল রেওয়াজ মেইনটেইন করতে হবে। এক এক অফিসে এক এক রকম সম্মোদনকে গ্রান্ট করে। সাধারণতঃ জুনিয়র ও সমর্যাংকের ভিন্ন ডিপার্টমেন্টের Dear Mr. Omuk লেখা যায়
- সিনিয়রদের Dear Sir
- নিজের জুনিয়রকে Dear Omuk
- ভিন্ন প্রতিষ্ঠানের বায়ার কে Sir, সাপ্লায়ারকে Mr. Omuk /Brother লেখতে লেখা যায়।
- সাপোর্ট সেন্টার যেখানে লোকটি স্পেসিফিক না, Dear Concern দিয়ে লিখতে পারেন।
অবশ্য অনেককে দেখছি Hello, বলে ইমেইল লিখে যেতে।
৭. প্রাইভেসিঃ
প্রতিটি ই-মেইলই আপনার জন্য প্রমান স্বরূপ। তাই অবশ্যই অবশ্যই আপনি ফালতু বা অপমানজনক বা গোপনীয় বিষয় ই-মেইলে লিখবেন না। এমন হতে পারে এই ইমেইলের জন্য আপনি বা আপনার প্রতিষ্ঠান বিপদে পড়ে যেতে পারে।
গোপনীয় কথাটি ফোনে বলে Reference to Telephonic conversation, we decide to…. এভাবে লিখে দিতে পারেন।
যাদের প্রয়োজন নাই তাদের CC দেওয়া একটা ই-মেচিউর ইমেইল লেখক। গ্রুপ মেইল করতে হলে আগে জেনে নিন গ্রুপের সবাইকে এই কথা জানানো দরকার কিনা, বা আপনার অনুমোদন আছে কিনা।
অপরের সময় নষ্ট করার তো কোন প্রয়োজন নাই।
